Офисные технологии разработки документов

что относится к прикладному программному обеспечению

Классификация прикладных программ

Обычно к прикладным программам относят следующие классы программ:

    текстовые редакторы; текстовые процессоры; графические редакторы; системы управления базами данных; электронные таблицы; системы автоматизированного проектирования; настольные издательские системы; экспертные системы; Web -редакторы; браузеры; интегрированные системы делопроизводства; бухгалтерские системы; финансовые аналитические системы; и т.д.

Основные функции текстовых редакторов заключаются во вводе и редактировании текстов. Дополнительные функции состоят в автоматизации процессов ввода и редактирования.

Основное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов в том, что они позволяют не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, то есть оформлять. К основным средствам текстовых процессоров относятся средства обеспечения взаимодействия текста, графики, таблиц и других объектов, составляющих документ, а к дополнительным - средства автоматизации процесса форматирования.

Графические редакторы предназначены для создания и обработки графических изображений. В данном классе программ различают растровые редакторы, векторные редакторы и программные средства для создания и обработки трехмерной графики (3 D -редакторы). Растровые редакторы применяются, когда графический объект представлен в виде комбинации точек, образующих растр и обладающих свойствами яркости и цвета. Такой подход эффективен, если графическое изображение имеет много полутонов и информация о цвете элементов, составляющих объект, важнее, чем информация об их форме. Это характерно для фотографических и полиграфических изображений. При подготовке печатных изданий растровые редакторы применяются для обработки изображений, их ретуши, создания фотоэффектов и художественных композиций (коллажей). Возможности создания новых изображений средствами растровых редакторов ограничены и не всегда удобны. Заранее подготовленные рисунки вводятся в компьютер с помощью специальных аппаратных средств (сканеров), а затем обрабатываются с помощью растрового редактора.

Векторные редакторы отличаются от растровых способом представления данных об изображении. Элементарным объектом векторного изображения является не точка, а линия. Такой подход характерен для чертежно-графических работ, в которых форма линии имеет большее значение, чем информация о цвете отдельных точек. В векторных редакторах каждая линия рассматривается как математическая кривая и, соответственно, представляется не комбинацией точек, а математической формулой (в компьютере хранятся не координаты точек линии, а числовые коэффициенты формулы, которая эту линию описывает). Такое представление намного компактнее, чем растровое. Данные занимают намного меньше места, однако построение любого объекта выполняется не простым отображением точек на экране, а сопровождается непрерывным пересчетом параметров кривой в координаты экранного или печатного изображения. Соответственно, работа с векторной графикой требует более производительных компьютеров. Векторные редакторы удобны для создания новых изображений, но не используются для обработки готовых рисунков. Они нашли широкое применение в рекламном бизнесе, их применяют всюду, где стиль художественной работы близок к чертежному.

Редакторы трехмерной графики используют для создания трехмерных композиций. Они имеют две характерные особенности. Во-первых, они позволяют гибко управлять взаимодействием свойств поверхности изображения объектов со свойствами источников освещения и, во-вторых, позволяют создавать трехмерную анимацию. Поэтому редакторы трехмерной графики нередко называют также 3D-аниматорами.

Системы управления базами данных (СУБД). Базами данных называют огромные массивы данных, организованных в различные структуры. Основными функциями СУБД являются:

    создание пустой (незаполненной) структуры базы данных; представление средств ее заполнения или импорта данных из таблиц другой базы; обеспечение возможности доступа к данным, а также предоставление средств поиска и фильтрации.

Многие СУБД дополнительно предоставляют возможности проведения анализа данных и их обработки. В результате возможно создание новых таблиц на основе имеющихся.

Электронные таблицы (ЭТ) предоставляют комплексные средства хранения различных типов данных и их обработки. В ЭТ основной акцент смещен не на хранение массивов данных и обеспечение доступа к ним, а на преобразование данных, причем в соответствии с их внутренним содержанием. В отличие от баз данных, которые обычно содержат широкий спектр данных (от числовых и текстовых до мультимедийных), для ЭТ характерна повышенная сосредоточенность на числовых данных и методах работы с ними. Основное свойство ЭТ состоит в том, что при изменении содержания любой ячейки таблицы может происходить автоматическое изменение содержания во всех прочих ячейках, связанных с измененными соотношением, заданным математическими или логическими выражениями (формулами). Простота и удобство работы с ЭТ способствуют их широкому применению в сфере бухгалтерского учета, в качестве универсальных инструментов анализа финансовых, сырьевых и товарных рынков, то есть всюду, где необходимо автоматизировать регулярно повторяющиеся вычисления достаточно больших объемов числовых данных.

Системы автоматизированного проектирования (САПР или CAD -системы) предназначены для автоматизации проектно-конструкторских работ. Применяются в машиностроении, приборостроении, архитектуре и т.п. Кроме чертежно-конструкторских работ эти системы позволяют проводить простейшие расчеты и выбор готовых конструкторских элементов из обширных баз данных.

Настольные издательские системы предназначены для автоматизации процесса подготовки полиграфических изданий. От текстовых редакторов эти системы отличаются расширенными средствами управления взаимодействием текста с параметрами страницы и с графическими объектами, однако, они обладают пониженными функциональными возможностями по автоматизации ввода и редактирования текста. Настольные издательские системы обычно применяют к документам, прошедшим предварительную обработку в текстовых процессорах и графических редакторах.

Экспертные системы (ЭС) предназначены для анализа данных, содержащихся в базах знаний, и выдачи рекомендаций по запросам пользователей. Такие системы применяются в тех случаях, когда исходные данные хорошо формализуются, но для принятия решения требуются обширные специальные знания. Характерными областями использования ЭС являются юриспруденция, медицина, фармакология, химия. Важной особенностью ЭС является их способность к саморазвитию. Исходные данные хранятся в базе знаний в виде фактов, между которыми с помощью специалистов-экспертов устанавливается определенная система отношений. Если на этапе тестирования экспертной системы устанавливается, что она дает некорректные рекомендации и заключения по конкретным вопросам или не дает их вообще, это означает либо отсутствие важных фактов в ее базе, либо нарушения в логической системе отношений. В обоих случаях ЭС сама должна сгенерировать достаточный набор запросов к эксперту и автоматически повысить свое качество. С использованием ЭС связана особая область научной деятельности, называемая инженерией знаний. Инженеры знаний - это специалисты особой квалификации, выступающие в качестве промежуточного звена между разработчиками ЭС (программистами) и ведущими специалистами в конкретных областях науки и техники (экспертами).

Web -редакторы - это особый класс редакторов, объединяющих в себе свойства текстовых и графических редакторов. Они предназначены для создания и редактирования Web -документов. Web -документы - это электронные документы, при подготовке которых следует учитывать ряд особенностей, связанных с приемом/передачей информации в Интернете.

Браузеры (обозреватели, средства просмотра Web ) относятся к программным средствам, предназначенным для просмотра электронных документов, выполненных в формате HTML (документы этого формата используются в качестве Web -документов). Современные браузеры воспроизводят не только текст и графику, но и музыку, человеческую речь, обеспечивают прослушивание радиопередач в Интернете, просмотр видеоконференций, работу со службами электронной почты, с системой телеконференций (групп новостей) и многое другое.

Интегрированные системы делопроизводства представляют собой программные средства автоматизации рабочего места руководителя. К основным функциям подобных систем относятся функции создания, редактирования и форматирования простейших документов, централизация функций электронной почты, факсимильной и телефонной связи, диспетчеризация и мониторинг документооборота предприятия, координация деятельности подразделений, оптимизация административно-хозяйственной деятельности и поставка по запросу оперативной и справочной информации.

Бухгалтерские системы - это специализированные системы, сочетающие в себе текстовых и табличных редакторов, электронных таблиц и СУБД. Они предназначены для автоматизации подготовки первичных бухгалтерских документов предприятия и их учета, для ведения счетов плана бухгалтерского учета, а также для автоматической подготовки регулярных отчетов по итогам производственной, хозяйственной и финансовой деятельности в форме, принятой для представления в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистического учета.

Финансовые аналитические системы - это класс программ, используемых в банковских и биржевых структурах. Они позволяют контролировать и прогнозировать ситуацию на финансовых, товарных и сырьевых рынках, производить анализ текущих событий, готовить сводки

и отчеты.

Кроме перечисленных программных комплексов к прикладному программному обеспечению относят различные обучающие, развивающие, справочные и развлекательные системы и программы. Характерной особенностью этого класса программ являются повышенные требования к мультимедийной составляющей (использование музыкальных композиций, средств графической анимации и видеоматериалов).

Одна из основных задач, решаемых средствами вычислительной техники на предприятии – автоматизация процесса управления, в частности автоматизация делопроизводства. С точки зрения информатики делопроизводство – это процесс обработки информации. Информация в делопроизводстве всегда имеет определенный вид: это либо тексты на подмножестве естественного языка, которая называется деловой прозой, либо набор числовых данных, чаще всего организованный в таблицы, либо графические образы, относящиеся к классу деловой графики. Кроме того, в делопроизводстве широко распространен еще один специфический вид информации (точнее носитель данных) – формализованные бланки, или просто формы.

Обработка деловой информации носит, в основном, рутинный характер. Сюда можно отнести хранение и поиск данных, обработку данных, копирование и пересылку. Рутинные операции должны быть автоматизированы в первую очередь. Автоматизация конкретного делопроизводства в конкретном офисе начинается с составления списка автоматизируемых функций:

    бухгалтерский учет; обработка корреспонденции; материально-технический учет; планирование основной деятельности; управление кадрами и т.д.

В крупных фирмах за выполнение каждой такой функции отвечает целое подразделение, а в мелких фирмах иногда один человек отвечает за все, но перечень этот остается примерно одним и тем же. Перечень этих функций – объективная характеристика делопроизводства.

Поэтому пакет программ автоматизации делопроизводства должен содержать программы, автоматизирующие выполнение перечисленных функций. Обычно каждая такая программа соответствует одному из автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, для инспектора по кадрам и т.д. Практика показывает, что с помощью профессиональных программистов можно разработать конкретные АРМ (приложения) для автоматизации конкретных функций в конкретном офисе, но разработчикам приходится сопровождать эти приложения в течение времени эксплуатации. В результате одной задачей постоянно занимаются два человека вместо одного, что просто дорого. Можно в офисе установить специальные пакеты прикладных программ, например, 1С:Предприятие и автоматизировать работу бухгалтерии, кладовщиков, инспекторов по кадрам. Эти программы стоят тоже достаточно дорого, требуют специальной подготовки пользователей, а круг их функциональных возможностей ограничен.

Можно пойти по другому пути: вычленить базовые информационные структуры, которые лежат в основе любого делопроизводства, и создать надежные универсальные средства для работы с ними. Именно по этому пути пошли разработчики Microsoft Office. Они включили в свои программы не только средства для решения базовых информационных задач, но и снабдили их универсальными средствами создания функциональной части, с том числе и для выполнения функций делопроизводства. Теперь пользователь может сам создать нужную ему функциональную часть и сам сопровождать ее в ходе эксплуатации. При этом знание специальных языков программирования вовсе не обязательно. Благодаря этим качествам прикладные программы общего назначения Microsoft Office являются самыми популярными в России.

1. Состав Microsoft Office

Семейство прикладных программ общего назначения Microsoft Office содержит основные компоненты и ряд вспомогательных приложений. Основными компонентами семейства являются:

    Текстовый процессор Microsoft Word. Система электронных таблиц Microsoft Excel . Система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint . Система управления персональной информацией Outlook . Система управления базами данных Microsoft Access . Система управления подшивками Microsoft Binder . Система управления Web -узлами Microsoft FrontPage . Графический редактор PhotoDraw . Настольная издательская система Microsoft Publisher . Система управления проектами Microsoft Project . Система управления персоналом Microsoft Team Manager .

Реальный состав пакета, устанавливаемого в офисе, зависит от целого ряда факторов:

    Устанавливаемый комплект (или редакция) пакета. Пакет выпускается в нескольких редакциях, и состав приложений в разных редакциях различен. Источник установки пакета. Установка может быть выполнена с компакт-диска или с сетевого сервера. Наборы файлов, которые появляются на компьютере в результате установки, существенно различаются. Операционная система. Microsoft Office может работать под управлением Windows 95, Windows 98, Windows NT Wor k station 4.0 и Windows NT Server 4.0, Windows 2000, Windows XP и т.д. Операционная система также оказывает влияние на состав устанавливаемых компонентов. Параметры, заданные при установке Microsoft Office. Установка может осуществляться выборочно, в ходе которой указываются десятки независимых параметров, влияющих на состав пакета.

Если образно представить себе Microsoft Office как большое здание, в которое нужно войти, чтобы получить доступ к определенным средствам, то основные приложения – это парадные подъезды. Войти можно в любой, но удобнее входить в тот, который соответствует намеченной цели. Некоторые подъезды могут быть закрыты (приложения не установлены) – это не мешает пользоваться здание в целом. Кроме парадных подъездов есть еще служебные входы и тайные лазейки.

Служебные входы – это вспомогательные приложения, которые устанавливаются вместе с основными приложениями. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызывать независимо. Вспомогательные приложения позволяют сохранить результаты работы в виде отдельного файла или в виде объекта, внедренного в документ основного приложения.

К вспомогательным приложениям Microsoft Office можно отнести:

    Программа рисования организационных схем Microsoft Organization Chart . Программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt . Редактор математических формул Microsoft Equation . Программа построения диаграмм Microsoft Graph . Графический редактор Microsoft Photo Editor . Средство рисования Microsoft Draw . Программа отображения данных на географических картах Microsoft Map . Интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query . Служба индексации документов Microsoft Find Fast . Диагностическая программа Сведения о системе. Средство настройки языковых параметров Выбор языка Microsoft Office . Редактор сценариев Microsoft Script Editor. Коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt . Средство поиска документов в папках файловой системы и электронной почты Microsoft Extended Finder .

Архитектура конкретного экземпляра Microsoft Office может быть весьма причудлива. Кроме основных и вспомогательных приложений могут быть установлены различные пристройки и надстройки, которые можно условно разделить на три группы:

    Самостоятельные приложения, разработанные фирмой Microsoft в едином стиле и входящие в состав семейства, но не входящие (формально) в состав пакета (например, система управления персоналом Micr o soft Team Manager и система управления проектами Microsoft Project ). Надстройки над компонентами Microsoft Office. разработанные фирмой M i crosoft и представляющие собой готовые решения или дополнительные функции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки ( DLL ) и т.д. Часть надстроек может быть установлена вместе с Microsoft Office. а часть устанавливается дополнительно. Приложения, разработанные независимыми исполнителями для пользователей Microsoft Office .

Таким образом, Microsoft Office – это семейство приложений с большим будущим, которое энергично развивается и распространяется.

2. Документы Microsoft Office

Единица данных самого верхнего уровня структуризации имеет в Microsoft O f fice общее название - документ. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какие типы данных в них хранятся. Как правило, документы разных типов обрабатываются разными программами.

Единица хранения данных в операционной системе называется файлом. С точки зрения операционной системы файлы являются неделимыми объектами, которые обладают определенными свойствами, в частности именем. Имя имеет расширение. характеризующее тип файла и программу, с помощью которой этот файл создан.

Как правило, каждый документ представляется в компьютере одним файлом. В Microsoft Office принята определенная дисциплина именования фалов, суть которой состоит в использовании расширения имени файла для указания типа документа, представляемого этим файлом.

В талб.1 перечислены наиболее распространенные типы документов, с которыми работают программы Micr o soft Office.

Таблица. Основные типы документов в Microsoft Office

Источник: 5fan.ru

Категория: Финансы

Похожие статьи: